Você já ouviu falar sobre o Método GTD?
Se você parar um simples instante para pensar sobre qual a principal reclamação em uma empresa, certamente a gestão do tempo estará no topo da lista.
Você costuma dizer frases como “ o tempo corre contra mim”, ou “bem que o dia poderia ter mais de 24 horas”?
Pois acredite, você não está sozinho nessa. Assim como você, nos 4 cantos do mundo, nas mais variadas línguas, boa parte da população repete as mesmas frases e ainda vive o mesmo sentimento que você.
Por mais que você conclua um monte de tarefas diárias, o acúmulo de funções e o excesso de informações, mais cedo ou mais tarde, acaba nos saturando e tomando boa parte do nosso dia e tempo.
O resultado disso, não é difícil prever: uma gestão de tempo apertada, pressionada, e mais acúmulo de tarefas para o dia seguinte.
Mas, fique calmo (a). Nem tudo está perdido, tampouco o seu tempo. Afinal, é possível lidar com este sentimento de escassez de tempo com a ajuda do Método GTD, citado acima.
Na verdade, o Método GTD pode ser a solução para este problema recorrente nas empresas e na vida das pessoas ao redor do mundo, trazendo uma série de vantagens e benefícios a você e ao seu negócio.
Com ele, é possível ser mais produtivo nos negócios e nas tarefas cotidianas, ou seja, isso significa produzir mais e melhor gastando menos tempo e energia. Não é incrível?
Quer saber do que se trata a metodologia e como ela pode ser aplicada com sucesso em sua empresa?
Então acompanhe a seguir e aumente agora mesmo a produtividade e claro, o tempo.
Método GTD: o que é?
Podemos chamar o Método GTD de uma ferramenta que otimiza o tempo.
De forma bem simples, o Método GTD vai te ajudar a ganhar tempo. O método foi criado pelo escritor David Allen, mais precisamente no livro “A arte de fazer acontecer”.
A sigla GTD vem do termo inglês “Getting Things Done”, e pode ser traduzido como “Fazer ou fazendo as coisas acontecerem”, ou, como diz o nome do livro, “A arte de…”.
O método consiste basicamente em seguir algumas etapas que contribuem de forma efetiva nas tarefas. Com ele, é possível gerenciar todas as suas tarefas de forma mais eficiente.
Sabe aqueles compromissos que você algumas vezes esquece? Aquele peso e sensação de estar esgotado, com estresse e sobrecarregado? Com o “Getting Things Done”, muitos já estão tendo o alívio tão necessário e ainda por cima, dando conta de cumprir todos os compromissos assumidos.
Com a aplicação do Método GTD, muitos profissionais, empresários, empreendedores, líderes e colaboradores, estão conseguindo melhorar a organização do tempo, rendendo o dobro e diminuindo a procrastinação, por exemplo.
Afinal, o principal objetivo desta solução é o de maximizar a produtividade ao mesmo tempo em que minimiza o estresse, a pressão e a ansiedade resultante da correria e escassez de tempo (ou seria gestão ineficiente do tempo?).
Os principais benefícios de se adotar o Método GTD
Sua cabeça armazena milhões de coisas, no estilo “ tudo ao mesmo tempo agora”, e quando você olha para o relógio, lá se foi mais um dia.
Ter a mente plena e engajamento nas coisas que você realiza é importante, para que você possa, de fato, notar o tempo e usufruir melhor dele, não é verdade?
Se você se identifica com esse problema de falta de tempo, é muito provável que com o Método GTD você tenha a solução.
E ele traz muitos benefícios e vantagens, como por exemplo:
• Pode ser utilizado por qualquer pessoa;
• Não demanda nenhum tipo de tecnologia específica;
• É extremamente simples e acessível orientado para melhorar substancialmente a gestão de ações e tarefas em geral, seja na empresa, seja na vida pessoal;
• Ganho de tempo (claro!);
• Equilíbrio e melhor qualidade de vida;
• Liberdade de escolha e foco no momento presente;
• Estímulo à criatividade;
• Mais adaptável às mudanças;
• Maior eficiência nos processos administrativos;
• Combate as sensações de ansiedade e estresse no dia a dia;
• Contribui com a clareza mental;
• Cria um espaço maior para pensar e pode promover mais consciência para tomar decisões, entre outros fatores.
Método GTD: como aplicar na empresa?
Há 5 etapas para a implementação da metodologia. Vamos a elas:
1-Capturar
Coletar ou capturar as coisas que chamam sua atenção no momento presente é o primeiro passo. Todas as ideias, pensamentos e preocupações que aparecerem em sua mente devem ser anotadas.
Crie uma lista, seja em algum app, editor de texto ou ainda caderninho de anotações, com o título de “Caixa de entrada”.
Certamente, algumas pequenas tarefas e pendências como decisões e promessas “engavetadas” serão lembradas nessa etapa.
2-Esclarecer
Aqui é o momento de esvaziar a sua “Caixa de entrada”. Cada item anotado deverá ser esclarecido e uma decisão deverá ser tomada.
Ou seja, para cada pendência, uma ação.
Se houver algum item que não seja possível solucionar com uma ação, é possível escolher uma das 3 opções a seguir:
• Descartar e jogar no “lixo”;
• Mover para outra lista, chamada “Algum dia/talvez”, sem definição e prazo para o projeto ;
• Colocar em outra lista de referências que você consultará futuramente.
Nessa etapa, no entanto, há uma regra muito importante: toda ação que levar até 2 minutos deverá ser executada imediatamente, pois não vale a pena adiá-la.
3-Organizar
Todas as ações e itens devem ser organizadas de acordo com o contexto. Por exemplo:
• Trabalho (todos itens referentes à empresa);
• Pessoal (aqueles relacionados à sua vida pessoal);
• Viagem (lugares que quer visitar, roteiros de viagem que você quer realizar, etc.).
Além de categorizá-las, é preciso também levar em conta as prioridades e prazos estipulados.
Sempre que você executar os itens na Caixa de entrada, novas listas e categorias naturalmente surgirão.
4-Refletir
Esta etapa implica na revisão contínua das listas, determinando as suas próximas ações, dia a dia.
É interessante que uma vez por semana você possa reavaliar as prioridades e reorganizar se necessário.
5-Engajar
Aqui entra a definição dos critérios para a decisão das ações.
O criador do método, David Allen, aposta em um modelo de 3 regras para ajudar a avaliar diariamente as ações tomadas:
• Executar trabalhos predefinidos em listas de “próximas ações” e “projetos”;
• Concluir as novas tarefas conforme elas surjam, como por exemplo imprevistos e urgências do dia a dia;
• Redefinir as listas e capturar novos itens, sempre dedicando um tempo a essa organização diária.
E então, pronto (a) para adotar a metodologia que tem revolucionado a vida das pessoas e muitas empresas mundo afora, ajudando na gestão de tempo e bem-estar das pessoas?
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