No mundo dos negócios, as reuniões são uma constante. Para algumas pessoas, mesmo as mais experientes e que exercem cargos de chefia, saber como preparar e conduzir uma reunião pode parecer algo complicado e trabalhoso.
Em muitas ocasiões, o grande desafio ao se liderar este tipo de encontro é exatamente saber como manter o foco e tornar a reunião produtiva, otimizando o tempo e as pautas.
Outro teste de fogo que pode surgir para alguns profissionais durante a condução de uma reunião, é exatamente o de saber como falar, com segurança, firmeza e coerência.
No entanto, tudo pode ser simplificado, desde que o profissional adote algumas técnicas e estratégias, capazes de garantir o bom andamento do encontro.
Se identificou com tais desafios? Precisa conduzir uma reunião e quer saber como prepara-la para ser bem-sucedido (a) em seus objetivos?
Então continue conosco! No post de hoje aqui no blog falaremos sobre como preparar e conduzir uma reunião, acompanhe!
Importância de preparar o roteiro da reunião
Um passo de extrema importância para que a reunião tenha plenas chances de ser bem conduzida é lançar mão de um roteiro.
Parte fundamental da preparação e planejamento de uma reunião, o roteiro pode ser encarado como uma espécie de mapa, que irá nortear cada etapa da reunião, evitando assim que você se perca durante o caminho.
O roteiro consiste na ordem dos temas/pautas que serão discutidos durante a reunião. Tenha em mente que o conteúdo definido no planejamento da reunião é o que dará a você, a oportunidade de criar o roteiro, tópico por tópico.
Com isso, cria-se uma sequência lógica do raciocínio, deixando este encontro profissional mais organizado e otimizado, de forma mais produtiva para todos.
Antecipe a pauta da reunião e informe a duração estimada
Como percebemos acima, um dos passos necessários ao preparar uma reunião é definir previamente as pautas que serão abordadas no decorrer do evento e coloca-las em um roteiro. Isso contribuirá para manter o foco e a produtividade.
Porém, há outro fator importante, quando estamos em busca de estratégias que ajudem a conduzir uma reunião. Também é extremamente importante deixar os participantes a par dos temas que farão parte da reunião.
Para tanto, adiante as pautas e o roteiro para todos os que irão participar do encontro.
Com os assuntos principais pontuados no roteiro, e com o compartilhamento de tais informações, você ajudará a equipe a se preparar previamente para a reunião, promovendo assim o ganho de tempo e melhores resultados.
Além disso, jamais deixe de comunicar aos participantes, a duração estimada da reunião. Isso contribuirá com uma melhor divisão de tempo nas falas, bem como com o controle do tempo, evitando assim que se extrapole o que foi definido.
Tenha uma postura dinâmica
Ao se preparar para conduzir de maneira plena uma reunião, leve em conta a necessidade de se adotar uma postura dinâmica durante o encontro.
Em outras palavras, procure simplificar ao máximo o evento, o que implica em uma comunicação clara e objetiva, evitando assim que ocorra a dispersão da equipe.
Para tanto, tenha em mente a resposta para as seguintes perguntas: Quais são os objetivos da reunião e o que a motivou?
Procure utilizar gráficos, se possível, e recursos audiovisuais, que possam captar a atenção da audiência.
Escute os participantes
Como dissemos em um dos tópicos acima, a questão do tempo é imprescindível. É importante que não apenas você fale, como também abrir espaço para os participantes opinarem.
Sendo assim, estipule o tempo médio de cada um que queira dissertar e oferecer suas ideias e visões acerca do tema abordado.
Procure demonstrar real interesse na fala alheia, e evite fazer cortes bruscos. Estimule a equipe a participar da reunião, criando perguntas que os instiguem e tragam soluções para os temas propostos, se for o caso.
Fale de um modo firme e coerente
Para gerar confiança e credibilidade, tenha uma fala firme, e sobretudo coerente. Mantenha a naturalidade da fala, comunicando-se de uma maneira clara, no tom adequado e sóbrio.
A linguagem assertiva, o cuidado com o léxico e sobretudo o uso correto da gramática durante sua oratória contarão favoravelmente à sua apresentação.
Além disso, é preciso que sua fala tenha energia, ânimo e entusiasmo. Somente dessa maneira é possível gerar interesse e envolvimento nos ouvintes.
Você tem dificuldades para se comunicar em público? Já conduziu uma reunião? Conte pra nós!
